Tài Liệu Y Dược
KINH NGHIỆM VÀ TÂM LÝ ỨNG XỬ KHI TIẾP CÁC ĐOÀN THANH TRA, KIỂM TRA
Thanh tra, kiểm tra là hoạt động mà mọi Doanh nghiệp dược, Nhà thuốc, Quầy thuốc phải chấp nhận thường xuyên do tính đặc thù của nghề nghiệp.
Trong khi hệ thống văn bản Luật và dưới Luật liên quan đến hành nghề y dược còn có những bất cập và chưa hoàn toàn đồng bộ so với thực tiễn, thì việc chấp hành đúng tất cả các quy định về mọi khía cạnh Pháp luật quy định là khó khả thi tuyệt đối.
Nhằm tránh những tổn thất về kinh tế, tránh những rắc rối khi phải thực thi các biện pháp chế tài không mong muốn thì việc chấp hành là ưu tiên số 1, đi đôi không thể không quan tâm đến kinh nghiệm, cách ứng xử và năng lực tiếp đón, làm việc, xử trí với các cơ quan chức năng.
Thanh tra, kiếm tra là hoạt động mà mọi doanh nghiệp dược, nhà thuốc, quầy thuốc phải thực hiện
Để vượt qua các cuộc thanh, kiểm tra, phúc tra, thì ngoài việc rà soát, bổ xung và bố trí các nội dung về hàng hoá, sổ sách… theo quy định cần:
- Nắm được các nguyên tắc về chức năng, thẩm quyền của các cơ quan chuyên môn thanh kiểm tra.
- Chuẩn bị sẵn các giấy tờ pháp lý và các sổ sách chứng từ (theo yêu cầu).
- Bình tĩnh xử lý đáp ứng yêu cầu kiểm tra theo nguyên tắc:
- Tiếp đón phải cởi mở, lịch sự, nếu có thể hãy chủ động kéo dài thời gian trao đổi, trò chuyện, tạo thiện cảm để tìm ra cơ hội xử lý tốt hơn.
- Đối với những thành viên chưa quen biết thì những thông tin thăm hỏi, trò chuyện về giao lưu công việc, về quan hệ với đồng nghiệp hoặc cấp trên của đoàn thanh kiểm tra có giá trị tốt trong tâm lý của họ. Nhiều trường hợp khởi đầu thanh kiểm tra rất dữ dội, nhưng ứng xử hợp lý sẽ hạ nhiệt ngay tâm lý lần đầu làm việc muốn doạ nạt hoặc ý tưởng cực đoan của họ.
- Tuyệt đối không được tỏ vẻ khoe khoang, am hiểu hơn họ về vị thế, về kinh nghiệm sống và làm việc.
- Luôn tạo không khí thân thiện, cởi mở và hợp tác trong suốt quá trình kiểm tra để quá trình làm việc thoải mái hơn tránh gây áp lực căng thẳng cho cả hai bên.
- Nhẹ nhàng, tế nhị hỏi rõ để biết nội dung kiểm tra, quyết định kiểm tra chương trình gì (nếu trường hợp đoàn kiểm tra không công bố hay công khai quyết định kiểm tra). Đôi khi có việc chính đoàn thanh kiểm tra lạm dụng quyền hạn, kiểm tra không có quyết định, hoặc chỉ công bố 1 quyết định chung chung mà không giao cho chủ cơ sở hay không cho xem quyết định.
- Yêu cầu thủ tục gì xuất trình thứ đó
Nhà thuốc, quầy thuốc chấp hành đúng quy trình của đoàn thanh tra, kiểm tra
- Kiểm tra nội dung gì thì chỉ đáp ứng phạm vi nội dung đó
Nên đáp ứng cung cấp tài liệu sổ sách theo cách ngẫu nhiên, không cần logic. Khi mất nhiều thời gian, khó tìm, khó tổng hợp sẽ nản lòng hoặc hạn chế khả năng soi xét của người yêu cầu. Việc đánh giá, kiểm tra đối chứng được hệ thống hoá có thể dễ thấy các thiếu sót mà cơ sở chưa rà soát hết vô tình gây ra thêm bất lợi.
- Không chủ động đề xuất nêu ra các nội dung mà đoàn thanh kiểm tra, không đề cập.
- Khéo léo tìm lý do từ chối khi đoàn thanh kiểm tra lấn sang các lĩnh vực khác sai thẩm quyền.
Ví dụ:
+ Đoàn kiểm tra thuế chỉ lỗi trang phục sai, lỗi nhãn mác thuốc, về điều kiện nhân lực…,
+ Đoàn cơ quan Y tế yêu cầu xuất trình báo cáo và chứng từ nộp thuế…,
+ Đoàn Công an kinh tế yêu cầu kiểm tra về nội dung quy trình GDP đã được duyệt, liệu trình và liều lượng kê đơn…,
+ Đoàn quản lý thị trường yêu cầu kiểm tra ghi chép bán thuốc theo đơn, ghi chép theo dõi các điều kiện bảo quản…
- Không cho kiểm tra. lục soát hay khám xét nơi ở(nếu không phát hiện có cất giấu hàng hoá, tài liệu vi phạm liên quan).
- Việc kiểm tra, khám xét nơi ở muốn thực hiện phải có lệnh của cơ quan tư pháp. Lưu ý các vị trí kho tồn trữ hàng hoá đã kê khai, đăng ký dù không cùng địa điểm kinh doanh các đoàn kiểm tra vẫn được quyền tiếp cận thanh, kiểm tra.
- Bình tĩnh ứng xử, đối thoại làm việc cần linh hoạt, khéo léo, chưa chắc chắn thì xem lại rồi giải trình sau, không giải trình sai lệch vấn đề. Ý kiến phản hồi cần nhẹ nhàng khi một số cán bộ (có quyền đề nghị xử lý hoặc xử phạt) có thể lợi dụng thổi phồng mức xử lý nghiêm trọng hoặc mức xử phạt để đe doạ.
- Không tỏ vẻ sợ sệt hoặc ú ớ càng bị tăng uy hiếp, khéo léo xử lý các tình huống
– Khi nhận ra có viện dẫn, yêu cầu hay căn cứ xử lý nghi ngờ không rõ ràng (có thành viên đoàn kiểm tra cố ý yêu cầu để dọa nạt tạo áp lực), nên đặt vấn đề: “nếu có thể chỉ rõ cho tôi căn cứ nguồn tài liệu hay văn bản nào ?”
– Dựa trên hiểu biết hệ thống các văn bản pháp quy, các quy chế để làm việc và đề xuất, phản hồi nhưng cần khéo léo; tránh việc thường xuyên viện dẫn văn bản pháp quy để làm việc gây ức chế cho cán bộ kiểm tra.
– Một số thành viên thanh tra, kiểm tra có thể cố ý tạo ra các tình huống GIẢ BỘ NGHI NGỜ, có ý giả coi thường cơ sở, chê bai, phê phán tiêu cực…kích thích sự tự ái, phản kháng lại sẽ vô tình bộc lộ những vi phạm khác hoặc vô tình mở lối để bị kiểm tra sai phạm khác
– Khi Nhà thuốc, quầy thuốc có từ 2 người làm việc trở lên thì phải luôn nhường lời cho người đứng đầu. Có thể đoàn kiểm tra sẽ yêu cầu nhân viên báo cáo công việc cụ thể trước khi làm việc chung và kết luận với người đứng đầu. Nếu thành viên kiểm tra bắt buộc, thì nhân viên chỉ nên trả lời ngắn, vừa đủ tối giản, cần bám sát quan điểm và ý kiến của người đứng đầu.
– Khi phát hiện có chồng chéo với các cuộc thanh kiểm tra khác đối với cùng nội dung, thời gian, cần nhẹ nhàng trình bày và xuất trình các biên bản thanh, kiểm tra để hạn chế bị tái kiểm cồng chéo, bị xử lý, xử phạt trùng lặp.
Lưu ý: Tại Chỉ thị 20/CT-TTg ngày 17/5/2017 về việc chấn chỉnh hoạt động thanh tra, kiểm tra đối với doanh nghiệp, Thủ tướng đã yêu cầu chỉ thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp không quá 1 lần/năm, nhưng chưa thấy có văn bản công khai rộng rãi hướng dẫn, giải thích cụ thể và chi tiết hơn về quy định này
Chủ nhà thuốc, quầy thuốc cần khéo léo xử lý mọi tình huống
- Với cơ chế hiện tại, thường có việc đoàn kiểm tra lập biên bản liệt kê đủ mọi thứ lỗi, kể cả rất nhỏ cũng liệt kê cho là sai phạm (dễ dàng vận dụng để tăng nặng)… Do vậy cần trực tiếp xem lại biên bản (không nên để người ghi biên bản đọc), có thể “NHỜ”họ bỏ luôn “theo cách tế nhị” những gì không cần thiết. Đồng thời phải nhớ yêu cầu cung cấp 1 liên biên bản để lưu lại.
- Chuẩn bị sẵn sàng các CHI PHÍ “CẢM ƠN” không thể thiếu. Đừng thấy tuyên bố bỏ qua mà lờ đi việc “gửi lời cảm ơn” sẽ rắc rối, có thể sẽ bị phúc tra phiền phức hơn (không phải tất cả cán bộ làm nhiệm vụ, thanh kiểm tra đều tiêu cực, CHỈ MỘT BỘ PHẬN KHÔNG NHỎ THÔI, song phải chấp nhận thực tiễn là như vậy).
MỘT SỐ LƯU Ý:
- Đoàn thanh tra kiểm tra liên ngành kiểm tra, xử lý và xử phạt hành chính (hoặc đề nghị xử lý, xử phạt nếu vượt thẩm quyền) đối với tất cả các lĩnh vực được giao theo quyết định của cơ quan thành lập.
- Đoàn kiểm tra chuyên ngành chỉ có phạm vi kiểm tra các nội dung về chuyên ngành:
+ Y tế (Quản lý dược hoặc nghiệp vụ dược, Quản lý hành nghề, Thanh tra, Phòng Y tế huyện thị thành) chuyên về lĩnh vực chuyên môn y tế; Chi cục An toàn thực phẩm chuyên về TPCN (chỉ khi Nhà thuốc, quầy thuốc có kinh doanh TPCN).
+ Quản lý chuyên về lĩnh vực chấp hành pháp luật theo Luật thương mại, chống đầu cơ buôn lậu và các hành vi kinh doanh trái phép (với điều kiện kinh doanh, hàng hoá, sổ sách, lạm dụng giá cả, chống hàng giả…).
+ Thuế chuyên về lĩnh vực thực hiện nghĩa vụ thuế (doanh thu, sổ sách theo dõi tài chính, thực hiện thu nộp thuế..).
+ Công an là cơ quan bảo vệ và thực thi pháp luật chỉ thực hiện kiểm tra (hoặc điều tra) khi có quyết định của thủ trưởng cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật về y dược, phạm tội kinh tế… hoặc có đơn thư tố giác về tội phạm liên quan: quản lý sử dụng thuốc; vi phạm trốn lậu thuế; sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm, hàng lậu…
Trong các trường hợp nêu trên, Cơ quan công an được kiểm tra (hoặc điều tra), được tiếp cận sổ sách tài chính, báo cáo tài chính, thuế… của doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư quy định về công tác điều tra hình sự trong công an nhân dân số 28/2014/TT-BCA ban hành ngày 07 tháng 7 năm 2014.
+ Thanh tra thường do thanh tra y tế thực hiện. Thông thường cơ quan thanh tra (các cấp) chỉ tham gia đứng đầu khi thành lập các đoàn liên ngành thanh, kiểm tra lĩnh vực y dược tư nhân hoặc phối hợp với thanh tra y tế (dù chức năng, quyền hạn rất rộng nhưng chỉ thực hiện thanh kiểm tra y dược khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền).
Trên đây, là những kinh nghiệm và tư vấn ứng xử khi tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra nhà thuốc, quầy thuốc. Hy vọng sẽ đem đến cho các Dược sỹ những thông tin hữu ích.
Nguồn: DS.CKI Trần Đình Bách
